Tips bekerja dengan suppliers/vendor

Apakah anda seorang Purchasing Manager, Buying agent, Product supervisor atau Quality controller ?. 

Tentunya anda pernah bekerja dengan supplier furniture dari berbagai tempat. Entah anda memesan/order atau inspeksi secara langsung ke tempat produksi tersebut.

Berikut adalah tips untuk bekerja dengan furniture, tentunya berdasarkan pengalaman pribadi penulis ya :)

1. JELAS DAN PASTI !!

kata jelas dan pasti ini penulis pilih karena singkat dan mudah dipahami.

Ketika anda telah mendapatkan suppliers furniture/handicraft yang sesuai dengan pesanan anda, hal pertama yang harus anda tanamkan kepada suppliers adalah jelas dan pasti.

Jelas yang dimaksud disini meliputi Gambar kerja yang jelas dan mudah dipahami, Detail item order yang jelas, Quotation/order list yang jelas.

Pasti yang dimaksud disini kepastian sistem pembayaran, kepastian tanggal Down payment dan pelunasannya.

2. Suppliers adalah Partner kerja.

Bagi penulis penting sekali untuk menempatkan mindset ini kepada kita sendiri, karena pengaruhnya akan berdampak pada hasil produksi. Jadikan suppliers partner kerja kita, pastikan mereka mendapatkan penjelasan setiap saat jika mereka menemukan kesulitan pada proses pengerjaan pesanan/order. Pastikan anda adalah tempat untuk mendapatkan jawaban dan solusi atas permasalahan supplier dalam proses pengerjaan pesanan. Tentunya anda harus membekali diri anda dengan pengetahuan yang cukup tentang konstruksi, furniture dll , yang terkait dengan pesanan anda.

3. Follow up perkembangan Proses Produksi order

Ikutilah perkembangan proses produksi pesanan anda dengan baik. Tidak harus setiap hari anda memantaunya, tapi dapat anda lakukan secara Berkala. Ada baiknya anda menjadualkan kunjungan anda ke tempat suppliers dan pastikan suppliers tahu jadual tersebut. Disamping jadual tersebut, pastikan anda melakukan inspeksi tanpa pemberitahuan kepada suppliers/diluar jadual tersebut. Hal ini untuk menanamkan pengertian kepada supplier bahwa anda selalu memantau dan mengikuti perkembangan pesanan anda, sehingga suppliers akan mengerjakan pesanan anda secara penuh dan tepat waktu.

4. Berikan Panduan/Guidelines kepada Suppliers

Pengalaman penulis, dengan panduan yang kita berikan kepada suppliers, 90% suppliers tidak mengalami masalah dalam proses pengerjaan pesanan. Panduan tersebut dapat berupa Gambar dengan uraian yang singkat dan jelas meliputi konstruksi furniture, cara pengerjaan dan syarat2.

5. Profesional dan proporsional

Bersikaplah Profesional dan proporsional dalam bekerja. profesional yang dimaksud dalam hal ini adalah tidak melebihi kewenangan anda melebihi dari posisi anda. Jangan biasakan mengambil keuntungan dari suppliers dengan cara mengutip uang saku/bensin, memanipulasi pembayaran dan berkolusi dengan suppliers untuk menutup kekurangan kualitas barang.

Proporsional yang dimaksud dalam hal ini adalah bersikap wajar dan tetap pada jalur kerja. Tunjukkan lah etika kerja yang baik.

Tunjukkan kepada supplier anda mempunyai reputasi kerja yang baik, maka mereka akan menghormati anda.

6. Punish dan reward

Jalankan proses Punish and reward pada suppliers anda. Tidak harus extreme tentunya untuk menjalankan konsep ini. Misalnya apabila kualitas pesanan anda menurun dari pesanan anda yang lalu, maka anda dapat memperpanjang interval order berikutnya atau mengurangi jumlah pesanan berikutnya, dan sebaliknya.

7. CATATAN itu perlu !!

Ketika anda menjelaskan detail order anda yang tidak tercantum pada Syarat2, order list dan panduan yang anda berikan kepada suppliers, Pastikan anda mencatatnya dalam agenda kerja anda lengkap dengan nama suppliers dan waktu anda menjelaskannya. Pastikan juga suppliers mencatat hal yang sama atau bahkan mendapatkan copy dari catatan anda. pengalaman penulis hal ini sangat membantu pihak suppliers dan penulis sendiri.

Jangan biarkan jawaban "LUPA" dari suppliers muncul ketika ada kesalahan pengerjaan produksi, karena kata "LUPA" yang singkat ini akan menjatuhkan reputasi anda di mata perusahaan anda.

Demikian Tips bekerja dengan suppliers, semoga pembaca bisa mengambil manfaatnya. amin